第14回 面倒な現金出納帳をなくす超ウラワザ

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　こんにちは、公認会計士、税理士の矢田慶來です。
　さて、今年も残すところ、あと１０日ほどになりました。

　昼も夜も、何かとお忙しい時期と思いますが、会計の帳簿付けは進んでいらっ
しゃいますでしょうか。
　知り合いの社長さんたちの中には、大晦日に、領収書の束を前に途方にくれた
り、見て見ぬふりをされていらっしゃる方も多くいらっしゃいます。
　今日は、そうならないように、とっておきの会計処理方法を紹介いたします。

【お金にならない帳簿整理】
　日々の領収書をこまごま整理するのは、非常に煩雑な作業です。なんといって
も、利益につながらないから、モチベーションが上がりません。
　日付順に帳簿記入するのがルールなので、まず、領収書を日付順に並べなおさ
ないとなりません。
　領収書やレシートの大きさは全部まちまち、しかも、納品書や請求書が混ざっ
ていると、どうファイルしたらいいのか、迷ったりします。
　さらに、支出ひとつずつに勘定科目を決めて、勘定科目別のページに支払記録
を書き写すという、転記作業をしなければなりません。
　会計ソフトを使えば、集計作業と転記作業を簡単にやってくれますが、やはり、
１件ずつ伝票入力をしないとならないので、それなりに手間はかかります。

　ところが、上手に会計処理している人がいます。そういう人の預金通帳を見る
と、それだけで、１年間の売上や経費が全てわかるようになっていています。

　通帳には、すべての売上や利息といった収入、
そして、仕入や外注の支払、家賃の支払、水道光熱費、電話代といった公共料金
の支払、そして、社長の役員報酬の支払が記録され、さらには、税金の支払まで
も載っています。

【簡単のコツ：会社の現金を使わない？！】
　つまり、会社の「現金」を使わなければ、会計処理が楽になるということです。
　「そんなことができるのか」、というと、実は、すべての現金支出を、社長が
立替払えるということで可能になります。
　実際に、どこの会社でも、時々、社長が立替払いをすることがあると思います。
それを、時々ではなく、いつもにすればよいわけです。

　社長も立替を続けていると、自分の財布がさびしくなってきますから、どうし
ても会社に請求、精算しようという気持ちになります。だから、領収書の整理の
先延ばしにも限界ができます。

【エクセルでランダムに入力】
　まず、社長は現金支出した経費をすべてエクセルなどの計算ソフトで一覧表を
作り、集計します。
　ここで、立替金の精算は、社長個人が会社に対して、一括請求することから、
次のような３つの会計上の細かいルールを考えなくて済みます。

１）日付順に並べず、領収書の束の上から順に入力すればいい
２）わかる範囲で科目を決めればよい、わからなければ全部雑費でＯＫ！
３）データを科目ごとに並べ替えて、科目別集計をする

　そして、集計が済んだところで、総額を預金通帳から払出します。

　なお、エクセルではなく、紙ベースで作成するなら、最初から科目の設定をし
ないで、合計額をすべて雑費にしてもかまいません。
　実は、税務申告上は、すべての経費を雑費で処理しても問題はありません。
　もちろん、経営管理上、少なくとも仕入、人件費、家賃くらいは分けておいた
方がいいですが、税務調査の視点からすれば、ほとんど関係ありません。

【エクセル一覧表を伝票に】
　話を元に戻しますが、このエクセルの一覧表が請求書であり、また、会社にとっ
ての伝票になります。
　エクセル一覧表の後ろに、領収書類の束を添付し、そのまま保管すれば、伝票
及び領収書の作成保管が一度に完了します。
　この伝票には、預金払出日と伝票番号を記載しておきます。

　もし、年度末などで、預金の払出ができなかった場合でも、その分については
同じ作業を行い、払い出す代わりに未払費用として計上しましょう。そうすれば、
立て替えた支出はその年度の経費になります。
　個人事業の場合、社長に対する未払費用については、事業主貸勘定や事業主借
勘定を使用することになります。

　以上のような感じで、現金払いの経費を処理していただくと、まずもって、決
算期にばたばたすることはなくなるでしょう。

【超ウラワザ】
　ちなみに、超ウラワザとして、一切帳簿をつけないという方法もあります。青
色申告ではなく、白色申告という方法です。
　脱税ではなりませんが、やはり、健全に経営管理をしようとするならば、きち
んと帳簿を作ってください。
　経営を数字の上で見るには、やはり、決算書からスタートすることになります。
　決算書ではなく、管理会計だとか、キャッシュフローが大事だという専門家や
コンサルタントもいますが、いずれにしても、基本となる数字は帳簿の記録です。

　会計処理にもしっかりとりくんで、気持ち良くお正月をお迎えください。
　では、また。

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